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17 février 2016

COMMENT RÉDIGER LE COURRIEL PARFAIT ?

... pour obtenir une réponse !

 
Si vous êtes du genre à écrire des courriels qui ressemblent à des romans ou à répondre par monosyllabes, c'est, dans l'un et l'autre cas, la mauvaise méthode. L'e-mail idéal – celui qui a le plus de chances d'obtenir une réponse – n'est ni trop court, ni trop long, ni trop pressant, ni trop distant. Tout est affaire d'équilibre.
La longueur parfaite se situerait exactement entre 50 et 125 mots, selon une étude menée par Boomerang, une société d'optimisation de messagerie. Cette entreprise, qui propose d'envoyer des notifications quand les gens ne vous répondent pas, a analysé un échantillon de 5,3 millions messages. Elle est arrivée à la conclusion que le taux d'ouverture optimal (un peu au-dessus de 50 %) baissait à mesure que la taille du texte dépassait 125 mots, atteignant 44 % pour les messages de 500 à 2 000 mots. Au-delà de 2 500 mots, un courriel n'a plus que 35 % de chances d'obtenir une réponse.

Ecrire simplement

Une autre conclusion intéressante est le niveau de langue des e-mails par rapport au taux de réponse. « Ecrivez comme un élève de CE2 », suggère l'entreprise. La longueur des mots et des phrases jouent sur la compréhension, donc sur le taux de réponse. Pour le dire de façon plus littéraire, « Appelez-moi Ishmaël », soit la première phrase de Moby Dick, de Herman Melville, est une entrée en matière un peu courte. Mais à l'inverse, il faut apprendre à contrôler son goût pour les phrases proustiennes. Plus c'est long, plus le destinataire sera découragé de lire jusqu'au bout.
Un e-mail est lu rapidement, il doit donc être simple et compréhensible. Les courriels rédigés avec un niveau de langue digne d'un enfant de maternelle obtiennent 46 % de réponse, d'un élève du primaire 53 %, d'un lycéen 45 % et d'un élève du supérieur, seulement 39 %.
Mais cela dépend évidemment du contexte. Il est déconseillé, comme le rappelle Boomerang, de présenter une thèse de biochimie avec la syntaxe d'un enfant de 8 ans. Donc la morale :
Faites. Des phrases. Courtes. (Mais syntaxiquement. Correctes. Néanmoins. )

Pas trop empressé, pas trop distant

D'autre part, un courriel ne doit être ni trop enthousiaste, ni trop froid. Le compte rendu de l'étude propose par exemple de comparer les phrases suivantes:
  • Salut, je pensais à toi tout à l'heure. Ça te dirait d'aller manger une pizza ?
  • Salut, je suis carrément partant pour se voir la semaine prochaine. Ça te dirait d'aller manger une pizza ?
  • Salut, ça serait vraiment génial de te voir et que tu me racontes comment tu vas. Ça te dirait d'aller manger une pizza ?
  • Salut ! Ça serait absolument formidable de te voir ! Ça te dirait d'aller manger une pizza ? J'ai tellement hâte !

Selon les conclusions de l'entreprise, la deuxième phrase est la meilleure. La première est trop neutre, la quatrième trop enthousiaste. Les e-mails légèrement positifs ou légèrement négatifs sont ceux qui ont le plus de chances de recevoir une réponse.
Il vaut mieux éviter de poser plus de trois questions, ou de graisser la patte du destinataire de façon trop évidente : « la flatterie marche, mais trop de flatterie joue contre vous », conclut Boomerang. Un ton légèrement chaleureux augmente le nombre de réponses de 15 %. Au-delà (quand l'auteur verse dans la louange excessive), le taux de réponse recommence à faiblir.
Enfin, ne jamais oublier les règles d'or de l'e-mail, comme de spécifier un objet et d'envoyer ses messages tôt le matin ou pendant le déjeuner, soit des moments de la journée où le destinataire a le plus de chances d'être disponible.

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