Nous devons en effet savoir combien de personnes sont annoncées pour choisir la salle où va se dérouler l'activité et pour préparer les documents destinés aux participants qui sont d'ailleurs souvent envoyés à ceux-ci avant la séance.
De plus, pour des raisons évidentes, certains ateliers pratiques ne peuvent accueillir qu'un nombre limité de participants; il faut donc savoir assez tôt si la séance doit être dédoublée.
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